BREVE ANALISIS ACERCA DE LA PLANIFICACION Y EL PRESUPUESTO

Por: Minanyela Montaner Hernández
Acepciones doctrinarias de la planificación
“Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas" (Stoner, 1996).
"Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la organización hará para alcanzar sus objetivos" (Ortiz, s/f).
"Es el proceso de evaluar toda la información relevante y los desarrollos futuros probables, da como resultado un curso de acción recomendado: un plan", (Sisk, s/f).
"La planificación... se anticipa a la toma de decisiones. Es un proceso de decidir... antes de que se requiera la acción" (Ackoff, 1981).
En toda organización, la planificación cumple dos propósitos principales podemos decir que son: el Protector y el afirmativo.
Del protector, podemos decir que se encarga de reducir lo mayormente posible los riesgos que se dan dentro del mundo de los negocios y definiendo cada una de las estrategias a tomar dentro de una planificación administrativa determinada, un propósito dentro de planificación es el de coordinar con cada uno de los esfuerzos y los recursos con los que se cuenta.
Del propósito Afirmativo podemos decir que se encarga de elevar el nivel de éxito que queremos obtener dentro de una organización.
La planificación es un proceso de carácter continuo el cual busca reflejar el ambiente que rodea a cada organización y que pretende adaptarse a ello.
En este sentido, su importancia radica en que planificar significa que cada una de las personas responsables del buen funcionamiento de una estructura u organización, estudia de forma anticipada cada una de los objetivos que desea lograr y las acciones que va a llevar a cabo con miras, a lograr cada uno de esos objetivos y metas que se ha planteado, para un periodo determinado, para lo cual sus acciones o actos no son tomados o llevados a cabo por simples corazonadas o al azar, por el contrario son la consecuencia de un plan minuciosamente pautado, utilizando una metodología y lógica correspondiente, con el fin de lograr cada uno de sus objetivos.
Además de esto, dichos planes son la guía, para la organización, con lo cual va a obtener y aplicar cada uno de los recursos (Económicos, infraestructurales, humanos, entre otros…) que necesita para lograr lo planteado.
Existen gran variedad de clasificaciones con respecto a la planificación según Stoner las personas encargadas de planificar utilizan dos tipos básicos de planificación; la planificación Estratégica y la Planificación Normativa. La planificación estratégica podemos decir que está diseñada para establecer y satisfacer las metas generales de la organización; mientras que la planificación normativa, muestra como satisfacer los planes en el quehacer diario, es decir en el día a día de la organización. Los planes estratégicos y operativos, están diseñados en base a la misión de la organización y lógicamente su meta general es decir el hecho de porque existe dicha organización para lo cual nació y para lo cual trabaja.
La planificación Estratégica: es una planificación a largo plazo la cual enfoca a la organización en un solo conjunto es decir en un “todo”. Es un plan amplio y unificado que relaciona las ventajas estratégicas con los desafíos que se presentan y la cual se diseña para alcanzar objetivos de la organización a un largo plazo.
La planificación Normativa: consiste en diseñar planes a corto plazo los cuales coloquen a relieve las diversas partes de las cuales se compone la organización dichos planes buscan que la organización tenga éxito en un corto plazo.
El proceso de planificación abarca las siguientes etapas.
ü Formulación: la formulación se inicia con un diagnostico amplio de la realidad en la que se encuentre la organización, para este punto se realiza la recopilación de toda la información ya sea estadística financiera, entre otros al igual que se utiliza el método de la observación al igual que se utilizan todos los antecedentes de que se disponen esto permite hacerse una idea de los principales problemas que se tienen y sus posibles soluciones, este programa se compone de un diagnostico de las proyecciones, de fijación de las metas, y la asignación de recursos .
ü Discusión y Aprobación: para tener posibilidades de éxito todo programa de planificación debe contar con la aprobación de las personas encargadas o quienes toman las decisiones, una vez completada el programa de planificación debe someterse a una fuerte discusión.
ü Ejecución: una vez aprobados los programas que se han planteado, para ejecutar las acciones planteadas es necesario contar con una dirección adecuada, representa el conjunto de tareas y actividades que componen el proyecto presentado.
ü Fase de entrega o Puesta en marcha: como ya hemos dicho todo proyecto está destinado a finalizarse en un lapso determinado culminado con la entrega del proyecto al cliente o bien la puesta en marcha del sistema desarrollado, comprobando que realmente funciona.
ü Fase de Iniciación: Definición de los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para su ejecución. Las características del proyecto implican la necesidad de una fase o etapa previa destinada a la preparación del mismo, fase que tienen una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto.
ü Fase de control: Esta etapa consiste en el monitoreo de el trabajo realizado analizando la diferencia que existe entre progreso y lo que se ha planificado, tomando las acciones correctivas que se consideren necesarias.
Presupuesto
Es la estimación programada en forma sistemática de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado.
El presupuesto no es más que la presentación o expresión Cuantitativa de un plan de acción y una ayuda a la coordinación y planificación de un proyecto, el presupuesto puede ser creado para la organización en su totalidad o por el contrario puede ser presentado por cada sub unidad, por lo cual el presupuesto maestro contiene los objetivos a desarrollar y los recursos necesarios por cada sub unidad.
Por consiguiente el presupuesto presenta los siguientes objetivos: - Previsión y Planeación: Esto lleva a disponer de lo necesario para atender a tiempo eficaz las necesidades que son presumibles. a- Organización: Estructura las funciones y niveles administrativos dentro de la organización así como las actividades desempeñadas por cada parte. b- Coordinación: Equilibra las diferentes secciones que integran la organización. c- Control: se verifica si los planes y objetivos se vienen cumpliendo de acuerdo a lo estipulado en el proyecto.
Los presupuestos son de gran importancia en todos los sistemas de control cuando son elaborados y administrados sabiamente, asimismo presentan las siguientes ventajas: Obligan a Planear, Proporcionan Criterios de Desempeño y Fomenta la Comunicación y Coordinación.
La elaboración de los presupuestos es una parte integral tanto en la planeación a corto plazo (normalmente de un año o menos) y la planeación a largo plazo. Ambas formas de la planeación pueden incluir lo que algunas personas llaman elegantemente aspectos estratégicos. Estos aspectos incluyen los recursos de la organización, el comportamiento de los competidores y en especial las demandas actuales y proyectadas del mercado. La expresión cuantitativa resultante de los planes, determinada después de estudiar estos aspectos estratégicos, se conocerían como un presupuesto.
Los Presupuestos Públicos se elaboran con base en la idea de control de gastos, se hace primero una estimación de los gastos que se han de originar debido a necesidades pública y después se planea la forma de cubrirlas, estudiando la aplicación de ingresos que se recaben de los impuestos, obtención de adelantos y la emisión de papel moneda que ocasionaría inflación.
Por consiguiente, el presupuesto público se rige por los siguientes principios:
Programación: Se desprende de la propia naturaleza del presupuesto y sostiene que éste, debe tener el contenido y la forma de la programación.
a. Contenido: deben estar todos los elementos que permitan la definición y la adopción de los objetivos prioritarios. El grado de atención no está dado por ninguno de los extremos, pues no existe un presupuesto que carezca completamente de una base programática, así como tampoco existe uno en el que se hubiese conseguido la total aplicación de la técnica.
b. Forma: este principio se sostiene que deben contemplarse todos los elementos que integran el concepto de programación. Es decir, que deben expresarse claramente los objetivos concretos adoptados, el conjunto de acciones necesarias para alcanzar dichos objetivos, los recursos humanos, materiales y otros servicios que demanden dichas acciones.
Integridad: El presupuesto no sería realmente ideal si no cumple con las condiciones que imponen los cuatro enfoques de la integralidad. Es decir, que el presupuesto debe ser:
a. Un instrumento del sistema de planificación.
b. El reflejo de una política presupuestaria única
c. Un proceso debidamente vertebrado.
d. Un instrumento en el que debe aparecer todos los elementos de la programación.
Universalidad: Un instrumento en el que debe aparecer todos los elementos de la programación del presupuesto es decir este debe incluir cada una de las debilidades encontradas y fortalecerlas así como debe estar dirigido a la función u objetivo del departamento u organización.
Exclusividad: En cierto modo este principio complementa y precisa el postulado de la universalidad, exigiendo que no se incluyan en la ley anual de presupuesto asuntos que no sean inherentes a esta materia. Ambos principios tratan de precisar los límites y preservar la claridad del presupuesto.
Unidad: Se refiere a la obligatoriedad de que los presupuesto de todas las instituciones del sector público sean elaborados, aprobados, ejecutados y evaluados con plena sujeción a la política presupuestaria única definida y adoptada por la autoridad competente.
Claridad: Documentos presupuestarios se expresan de manera ordenada y clara, todas las etapas del proceso pueden ser llevadas a cabo con mayor eficacia.
Especificación: En materia de ingresos debe señalarse con precisión las fuentes que los originan, y en el caso de las erogaciones, las características de los bienes y servicios que deben adquirirse.
Periodicidad: Procura la armonización de dos posiciones extremas, adoptando un período presupuestario que no sea tan amplio que imposibilite la previsión con cierto grado de minuciosidad, ni tan breve que impida la realización de las correspondientes tareas.
Continuidad: Esta norma postula que todas la etapas década ejercicio presupuestario deben apoyarse en los resultados de ejercicios anteriores y tomar, en cuenta las expectativas de ejercicios futuros.
Flexibilidad: Para lograr la flexibilidad en la ejecución del presupuesto, es necesario remover los factores que obstaculizan una fluida realización de esta etapa presupuestaria, dotando a los niveles administrativos, del poder suficiente para modificar los medios en provecho de los fines prioritarios del Estado.
Equilibrio: se refiere esencialmente al aspecto financiero del presupuesto aún cuando éste depende en último término de los objetivos que se adopten; de la técnica que se utilice en la combinación de factores para la producción de los bienes y servicios de origen estatal.
Considerando lo preceptuado en la Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela y la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, expresa lo siguiente en sus Disposiciones Generales cuando señalan que “Los presupuestos públicos expresan los planes nacionales regionales y locales, elaborados dentro de las líneas generales del plan de desarrollo económico y social de la Nación aprobadas por la Asamblea Nacional, en aquellos aspectos que exigen, por parte del sector público, captar y asignar recursos conducentes al cumplimiento de las metas de desarrollo económico, social e institucional del país; y se ajustarán a las reglas de disciplina fiscal contempladas en la Ley y en la Ley del marco plurianual del presupuesto” podemos afirmar que En Venezuela la planificación es estratégica, en este sentido y para que sea estratégica, debe existir un “mapa navegacional” que indique la dirección (el sentido, el norte, la visión, el sueño que se quiere alcanzar…) en la que deben formularse, autorizarse y ejecutarse, toda acción, proyecto e inversión; de forma que estas estén siempre en el marco de la misma senda.
Sin mapa navegacional no existe planificación estratégica; por ende e n Venezuela oficialmente, la planificación estratégica inicia en el año 2001, y se le ha dado continuidad a esta política con la consecución de los siguientes instrumentos: 1. Líneas generales del plan de desarrollo económico y social 2001-2007, y 2. Líneas generales del plan de desarrollo económico y social 2007-2013.